SaaS解約時のデータ移行と消去｜契約前に確認する4項目【SG対策】

SaaSを解約するときは、使っていたデータを次のサービスで使えることと、旧サービスに残るデータが契約どおり扱われることを確認します。「CSVをダウンロードできる」と書かれていても、添付ファイルや履歴を移せるかは別に確認が必要です。

IPAのクラウドサービス安全利用の手引きは、全データの返却可否、移行先の一括取込、残留データの消去や再利用防止を確認するよう案内しています。具体的な期限や確認書の扱いは契約・サービス仕様で確認します。

問い合わせ管理のSaaSを切り替える場面を考えます。旧サービスには問い合わせ120件、添付ファイル18個があります。移行先で120件の本文を読めても、添付が14個しか開けなければ、4個の差が残っています。旧IDと添付一覧を突き合わせ、移行対象なのか、旧サービスに残っているのかを切り分けます。

移行中も問い合わせを受け付けるなら、最初の書き出し後に追加・変更された分も照合対象です。切替時刻を決め、その時刻までの差分を記録します。移行確認後に旧サービスへのアクセスを止め、バックアップを含む消去の条件を契約の記載と照合します。保存義務などで維持が必要なデータは、対象と保存先を先に整理します。

「解約後、管理画面にログインできなくなった」という情報から分かるのは、利用者側のアクセスが止まったことです。提供側のバックアップや保存期間を判断するには、設問中の契約条件や運用手順を読みます。逆に、消去の記録だけでは、新サービスに必要なデータが揃ったかは分かりません。誰が、何を、いつまで確認するかを分けると判断できます。

選定から契約までを確認する場合はセキュリティの外部委託チェックリストへ。利用者側の設定や権限を復習する場合はクラウドの共同責任モデルへ。